Søk

Unntak i åpningstider – Phonero Smart Connect

Unntak i åpningstidene brukes når dere har behov for andre tider enn det som ligger i den ordinære åpningstiden – for eksempel i ferier, på helligdager, ved interne møter eller spesielle arrangementer.

🔑

LOGG INN

Snarvei til innlogging Phonero Smart Connect

Gå til nettsiden

I Phonero Smart Connect kan du:

Opprette unntak for én enkelt dag eller en periode
Legge til egne talemeldinger for ferier og lukkede dager
Planlegge fremtidige ferier i god tid
Ha full oversikt over alle unntak og åpningstider på ett sted

På denne nettsiden finner du nyttige tips og veiledninger for hvordan du oppretter og administrerer unntak fra åpningstidene i Phonero Smart Connect.

Se kort video:

Se veiledninger:

Opprette og administrere unntak

Unntak gjør det mulig å endre åpningstidene midlertidig, for eksempel ved ferie, helligdager eller spesielle arrangementer. Når et unntak er aktivt, overstyrer det alltid de ordinære åpningstidene. Administratorer kan opprette og administrere åpningstider og unntak under:

☰ → Administrasjon → Telefonioppsett → Åpningstider

Opprette nytt unntak

Bruk unntak for å overstyre de normale åpningstidene for én bestemt dato eller en periode.

Klikk på + Nytt unntak, skriv en kort beskrivelse, velg en bestemt dato eller en periode, og trykk Opprett.

Når et unntak er opprettet, kan du justere følgende:

Legg til eller fjern dager i unntaket
Tilpass åpningstidene for unntaket
Legg til lydfiler dersom det skal spilles av en egen melding

Husk å Lagre endringer du har gjort.

Tilpass åpningstidene for unntaket

Her bestemmer du om dere har åpent, stengt eller reduserte åpningstider i unntaksperioden.

Når et unntak er opprettet, kan du tilpasse åpningstidene:

Klikk Nye tider
Velg åpningstider, stengt-perioder eller hele dagen stengt
Husk å Lagre endringer

Kopier innstillinger til flere dager i unntaket

Denne funksjonen sparer tid når flere dager skal ha samme oppsett, for eksempel i ferier eller høytider.

Slik bruker du Kopier dager effektivt:

Sett opp én dag ferdig (tider + talemelding)
Legg til alle aktuelle datoer under Nye datoer

Når alle datoene er lagt til i unntaket, kan du kopiere innstillingene fra dagen du satte opp først, til flere dager:

Klikk Kopier dager
Velg hvilken dag du ønsker å kopiere
Velg så hvilke dager du ønsker å kopiere til
Husk å Lagre endringer

I dette eksemplet har vi valgt å kopiere innstillingene for 24. desember (julaften) til alle datoer i unntaket for jul, romjul og nyttår (24.12 - 01.01).

Legg til talemeldinger i unntaket

Talemeldinger brukes for å gi innringerne korrekt informasjon når åpningstidene avviker fra normalen.

For perioder som ferie, høytid eller midlertidig stenging kan du knytte en talemelding til unntaket:

Velg unntaket i listen
Klikk 🔊 Lydfiler
Velg ønsket lydmelding fra listen
Lagre

Mangler du en passende talemelding, kan du enkelt opprette en ny.

Legge til og administrere talemeldinger 🎵

Legg til eller fjern dager i unntaket

Bruk denne funksjonen når flere enkeltstående datoer skal ha samme åpningstider – for eksempel helligdager eller inneklemte dager.

Når et unntak er opprettet, kan du legge til dager slik:

Klikk Nye datoer for å legge inn flere datoer i samme unntak
Velg en bestemt dato eller en periode ved å trykke i kalenderen
Trykk Opprett

For å fjerne datoer:

Klikk (X) ved en dato for å fjerne den

Husk å Lagre endringer

Tips for en ryddig løsning

Gi alltid unntaket et tydelig navn
Samle ferier i perioder (f.eks. “Påske 2025”, “Sommer 2025”)
Planlegg større perioder tidlig
Slett gamle unntak du ikke trenger lenger
Test gjerne med en kort periode for å se at alt fungerer

Legge til og administrere talemeldinger 🎵

Talemeldinger (lydfiler) brukes som beskjeder ved åpning, stengning, kø-håndtering eller ferieavvikling. Administratorer kan opprette og administrere lydfiler under:

☰ → Administrasjon → Telefonioppsett → Lydfiler

Klikk 🔊 opprett ny lydfil for å starte.

Opprett lydfil med tekst-til-tale

Med Tekst til tale kan du skrive inn meldingen og få den lest opp med en automatisert stemme. Dette er praktisk når du vil lage telemeldinger uten å spille inn lyd manuelt.

Gå til fanen «Tekst til tale», skriv en kort beskrivelse og velg en kategori.

Velg språk og stemme
Skriv inn meldingen
Spill av for å høre på meldingen
Lagre meldingen når du er fornøyd

Tips for naturlig uttale

Bruk disse triksene når du vil finjustere hvordan meldingen leses:

Skriv tall med bokstaver (skriv for eksempel “tre” i stedet for “3”)
Bruk komma og punktum for naturlige pauser
Unngå å blande språk i samme melding (for eksempel norsk og engelsk)
Skriv vanskelige ord fonetisk
Avanserte brukere kan bruke SSML (lenke i grensesnittet)

Spill inn ny lydfil via nettleseren

Spill inn en talemelding direkte i nettleseren på din PC eller Mac. Dette er en rask og enkel måte å lage meldinger på, og du kan bruke mikrofon eller headset for best mulig lydkvalitet.

Gå til fanen «Opptak i nettleser», legg inn en beskrivelse og velg kategori.

Velg mikrofon
Klikk Start nytt opptak og les inn meldingen etter nedtellingen
Spill av og gjør nye opptak ved behov
Klikk Last opp når meldingen er klar
Bruk en god mikrofon og spill inn i et stille rom for best resultat

Spill inn lydfil via telefon

Lag en talemelding ved å lese inn via telefonen. Dette er nyttig når du er på farten eller ønsker å bruke mobilen i stedet for datamaskin/mikrofon.

Gå til fanen «Innspilling via telefon» og velg kategori.

Lydfiler lagres automatisk som innspilling [dato + klokkeslett] (kan redigeres senere)
Legg inn telefonnummeret som skal ringes opp - nummeret må ha brukerlisens i Phonero Smart Connect
Klikk Ring opp og følg instruksjonene
Les inn meldingen etter pipetonen
Avslutt med # eller ved å legge på

Last opp egen lydfil (WAV/MP3)

Bruk ferdiginnspilte lydfiler for full kontroll over kvalitet og innhold. Dette passer når du allerede har profesjonelt innspilte meldinger klare til bruk.

Gå til fanen «Opplasting av lydfil», legg inn en beskrivelse og velg kategori.

Dra filen inn i feltet, eller velg den via filvelger
Gyldige formater: WAV og MP3
Klikk Last opp

Legge til talemeldinger i unntak

For perioder som ferie, høytid eller midlertidig stenging kan du knytte en talemelding (lydfil) til unntaket.

Velg unntaket i listen
Klikk 🔊 Lydfiler
Velg ønsket lydmelding fra listen
Lagre

Se mer under seksjonen Opprette og administrere unntak.

Tips for en ryddig løsning

Gi alle lydfiler en tydelig beskrivelse som gjør dem enkle å finne igjen.
Har dere mange lydfiler, anbefaler vi å bruke kategorier for å holde systemet ryddig.

Test samtaleflyten på fremtidige unntak ▶️

Simuler samtaler på fremtidige unntak for å sjekke at telefoniløsningen oppfører seg som forventet. Dette hjelper deg med å oppdage og rette eventuelle feil før datoen inntreffer. Administratorer finner testverktøyet under:

☰ → Administrasjon → Telefonioppsett → Visuell Admin

Slik tester du et unntak:

Åpne Visuell Admin
Velg åpningstiden du ønsker å teste
Åpne menyen Vis Meny og trykk på Test IVR (samtaleflyten) på telefon.
Skriv inn telefonnummeret du vil bli oppringt på - nummeret må ha brukerlisens i Phonero Smart Connect
Velg et tidspunkt innenfor unntaket (for eksempel 2025-12-24 10:00:00).
Trykk Kjør for å starte oppringningen.
Kontroller at alt fungerer som forventet.

Tips: Unntaket må være lagret før du kan teste det. Hvis du oppdager feil, kan du rette dem og teste på nytt.