I modulen Fakturakontroll kan du definere hvilke ansatte som skal fordelsbeskattes eller trekkes i lønn for bruk av innholdstjenester, i tråd med kravene i lovverket.
Fordeler med Fakturakontroll i Bedriftsportalen
Komplett løsning for fordelsbeskatning
Helautomatisk skille mellom bedriftens kostnader og private kostnader
Håndterer fordelsbeskatning og trekk iht gjeldende lovgivning
Grunnlag for lønnstrekk eller fordelsbeskatning med overføring til Visma Lønn, Visma HRM, Huldt & Lillevik, SAP og Agresso
Slik kommer du i gang
- Logg på Phonero Bedriftsportal
- Fra hovedmenyen ( ) velg fakturakontroll.
- Du er nå klar til å opprette og tildele profiler med regelsett for fordelbeskatning og lønnstrekk.
Mer informasjon om tjenesten
Med Fakturakontroll kan bedriften splitte kostnadene mellom privat og bedrift, og de ansatte kan selv gi tilbakemelding om hvilke innholdstjenester som er jobbrelatert via Phonero Mobilapp eller link sendt i SMS og/eller E-post.
For kontroll over databruken kan tjenesten Datakontroll aktiveres på abonnement. Med Datakontroll sperres man for videre bruk av data når månedspakken er brukt opp. Dersom man ønsker å åpne for bruk av data, uten at bruker må bestille ekstra datapakker selv, kan automatisk bestilling av ekstra datapakker på 1, 5, eller 15 GB aktiveres.
Ved bestilling av ekstra datapakker kan ansatte dekke kostnaden selv via lønnstrekk eller Vipps. Dersom ekstra datapakker betales med Vipps vil de ikke fremkomme på bedriftens faktura, men belastes brukers konto direkte.
I tillegg til ekstra datapakker kan man også definere trafikktyper ansatte må dekke selv. Dette kan være all data uten datapakke, all trafikk utenom fastpris, bruk til/fra utland, bruk utenom arbeidstid, eller bruk som overstiger en maksgrense per måned.
Funksjoner
- Om profiler
Hver bruker av Fakturakontroll må tildeles en profil. En profil inneholder alle reglene for håndtering av dataforbruk, automatisk kjøp av ekstra datapakker og fordeling av kostnader mellom brukeren selv og bedriften.
Fakturakontroll modulen leveres med to foreslåtte profiler, disse kan du velge å bruke som de er, du kan tilpasse de eller du kan lage helt nye profiler tilpasset reglene i din bedrift. For å redigere en profil som allerede finnes, klikker du til høyre for profilen. Da åpnes oppsettet til profilen og du kan gå gjennom og gjøre ønskede endringer.
Les mer om opprettelse og redigering av profiler
- Tildele profiler
Hver bruker må tildeles en profil. Dette kan du gjøre per bruker en og en, eller du kan masseredigere og tildele flere brukere til samme profil. Ønsker du å tildele flere brukere, må du markere de du ønsker å endre.
For hver bruker må du også angi følgende:
Ansattnummer
Lønnsart
Varslingstyper: E-post, SMS, App
Les mer om redigering av brukere
- Innrapportering
Innrapportering kan gjøres løpende via ditt Phonero eller etter fakturering via SMS eller e-post. Når fristen for innrapportering er passert kan innrapporteringen godkjennes eller underkjennes av avdelingsledere, eller økonomiavdelingen.
Under fanen innrapportering får du en oversikt over innholdstjenester, de ansattes innrapportering og kommentarer samt mulighet til overstyre innrapporteringen. Ved å trykke på ikonet foran “Status” til høyre i rapporten kan du filtrere på kun dem som har rapportert noe som skal dekkes av bedriften.
Les mer om kontroll av innrapportering
- Varsling
Gjennom rapporteringsvalget i Phonero Appen kan de ansatte løpende rapportere hvilke innholdstjenester de skal dekke selv, og hvilke innholdstjenester som skal dekkes av bedriften. Det er i tillegg mulig å sende ut påminnelse/varsling etter fakturering på SMS og/eller e-post.
Les mer om oppsett av varslinger
- Rapporter
Hovedrapport per bruker vil vise alt som skal trekkes basert på regler i profilene og er delt opp i kolonner slik at du kan se hva som trekkes på innholdstjenester og hva som trekkes basert på annet forbruk. Rapporten kan eksporteres til Excel, CSV og i formater som kan importeres i Huldt & Lillevik, Visma og SAP.
Det finnes fire øvrige rapporter med detaljert informasjon om hva som fører til lønnstrekket, enten på trafikk og abonnement (utland, datapakker, fribeløp) eller innholdstjenester.
Les mer om eksport av lønnstrekkrapporter
- Datakontroll
Datakontroll sperrer for videre databruk i inkluderte områder når datamengde i månedspakken er brukt opp. For områder i utlandet som ikke er inkludert i månedspakken vil Datakontroll Utland sperre for videre databruk når kostnaden når kr. 680 inkl. mva (tilsvarende €50 + mva). Den ansatte vil motta en varsling på SMS når abonnementet er sperret.
For å fortsette å bruke data etter sperring må den ansatte bestille en ekstra datapakke. Man kan i profilen bestemme om ekstra datapakker som bestilles skal dekkes av bedriften, den ansatte via lønnstrekk eller Vipps. Ved betaling med Vipps vil kostanden ikke fremkomme på bedriftens faktura.
Les mer om opprettelse og redigering av profiler.
- Automatisk kjøp av ekstra datapakke
Automatisk kjøp av ekstrapakker hindrer overforbruk dersom månedspakken er brukt opp, men gir likevel den ansatte muligheten til å bruke ekstra data. Er månedspakken brukt opp varsles den ansatte på SMS og det vil automatisk aktiveres en ny datapakke av valgt størrelse. Dersom ekstrapakken også brukes opp vil ny pakke aktiveres automatisk. Du kan i profil velge hvilken størrelse det skal være på de ekstra datapakkene: 1, 5 eller 15 GB. Automatisk kjøp av ekstrapakker kan ikke kombineres med betaling med Vipps.