Søk

Kostnadsdeling for administrator

Her finner du alt du trenger for å komme i gang med kostnadsdeling.

Få kontroll på bedriftens telefonikostnader, inkludert lønnstrekk, fordelsbeskatning og retningslinjer. Vi har enkle guider for en smidig prosess.

Kostnadsdeling overordnet transp lys bakgrunn.png

Trykk på knappene for å se mer:

Om kostnadsdeling

Kostnadsdeling gjør det enkelt for bedrifter å separere mobilkostnader mellom arbeid og privatbruk. Løsningen gir både bedriften og ansatte oversikt over forbruket, og kostnadene blir automatisk fordelt i henhold til regler i systemet. Bedriften kan trekke den private andelen fra ansattes lønn, mens den arbeidsrelaterte delen dekkes av bedriften.

Les mer om:

Introduksjon til kostnadsdeling

Når du setter opp Kostnadsdeling, tildeler du hver ansatt en "Kostnadsprofil". Denne profilen inneholder de spesifikke reglene og retningslinjene som gjelder for den enkelte medarbeiders mobilbruk. For eksempel kan det være bestemte grenser for privatbruk, hvilke tjenester som dekkes, og eventuelle ekstra kostnader som skal trekkes fra lønnen.

Automatisk fordeling av kostnader

Når de ansatte bruker mobilen til både arbeid og privat, blir kostnadene automatisk delt i henhold til de reglene som er satt i deres Kostnadsprofil. Dette kan inkludere forbruk på dataplaner, samtaleminutter, tekstmeldinger og eventuelle tilleggstjenester.

Lønnstrekk og fordelsbeskatning

Kostnadsdeling sørger for at privatbruk blir skilt fra arbeidsrelaterte kostnader. Kostnadene knyttet til privatbruk blir automatisk beregnet og rapportert for lønnstrekk og fordelsbeskatning. Dette betyr at bedriften kan trekke den riktige summen fra ansattes lønn uten at det er behov for manuelle beregninger.

Rapporter og oversikt

Som administrator kan du få tilgang til detaljerte rapporter som viser hvordan kostnadene fordeles mellom ansatte og hvilke beløp som skal trekkes fra deres lønn. Du kan også få en oversikt over hvilket regelsett som gjelder for hver ansatt, og justere disse etter behov.

Justeringer og tilpasninger

Det er enkelt å justere regelsettene for de ansatte om behovet skulle oppstå. For eksempel, hvis en ansatt får mer arbeidstelefonbruk, kan du endre deres profil for å reflektere dette. Endringer skjer raskt og automatisk.

Kostnadsdeling for den ansatte

Se Kostnadsdeling for ansatte

Kostnadsprofiler

Når du setter opp Kostnadsdeling for bedriften, tildeler du hver ansatt en "Kostnadsprofil". Denne profilen bestemmer hvilke regler og retningslinjer som gjelder for den enkeltes mobilbruk. For eksempel kan det være spesifikke grenser for privat bruk, hvilke tjenester som dekkes, og eventuelle ekstra kostnader som skal trekkes fra lønnen.

Steg-for-steg veiledninger:

Opprette kostnadsprofil

Logg inn i Din Bedrift
Velg Kostnadsdeling i hovedmenyen
Velg Kostnadsprofiler
Trykk på Opprett ny kostnadsprofil

Når du oppretter en ny kostnadsprofil, får du flere valg for de ulike kostnadene.

Gå gjennom stegene på skjermen og sett reglene etter behov.

Les mer om:

Fribeløp

Sett en øvre grense for hva bedriften betaler per måned/år for en ansatt. Dette gjelder alle faste og variable mobilkostnader, med unntak av innholdstjenester og kostnader som er spesifisert i profilen, enten med eget maksbeløp eller satt til “Ansatt dekker selv”.

Merk: Fribeløpet kan kun brukes i kombinasjon med månedlig faktura og oppgis i kroner eks. mva.

Du kan også velge om Ekstra data og Trafikk utland skal inngå i fribeløpet.

Ekstra data

Dette gjelder kjøp av ekstra datapakker utover det som er inkludert i abonnementet.

Ansatte kan alltid bestille ekstra data privat via Vipps. Du kan velge om bedriften dekker hele eller deler av kostnaden, og kan sette et maksbeløp hvis du ønsker at bedriften skal dekke litt ekstra, men ikke alt.

Dersom bedriften ikke skal dekke kostnaden, kan du velge hvilke betalingsmåter den ansatte skal ha tilgang til, enten lønnstrekk og Vipps, eller kun Vipps.

Trafikk utland

Dette omfatter tale, meldinger og roaming i utlandet. Hvis du ønsker at bedriften skal dekke en del av kostnadene, men ikke alt, kan du sette et maksbeløp.

Du kan spesifisere regler for trafikk til, fra og i utland eller velge utvalgte land hvor bedriften alltid dekker trafikk.

Innholdstjenester

Eksempler på innholdstjenester er nummeropplysning, nytte- og underholdningstjenester per telefon (820-829), stemmeavgivning via mobil, bompasseringer, parkering, strømme- og varslingstjenester, og donasjoner til veldedige organisasjoner.

Privat bruk av innholdstjenester som overstiger 1000,- i året må dekkes av den ansatte, enten via lønnstrekk eller fordelsbeskatning.

Spesialnummer: Bedriften kan også betale for meldinger til spesifikke nummer (fire- og fem-sifrede numre).

Flere innstillinger

Flytting av kostnader: Kryss av for kostnader som ansatte skal kunne flytte.

Kostnader som overskrider profilgrensene for hva bedriften dekker, vises for den ansatte i Ditt Phonero. Du kan velge om den ansatte skal kunne flytte disse kostnadene fra “Betales privat” til “Betales av jobb”.

Kostnader som den ansatte endrer til "Betales av jobb", vises for administrator i Din Bedrift, og kan endres tilbake til privat betaling ved behov.

Varsling til ansatte ved overforbruk

Ønsker du at ansatte skal motta varsel om frist for å flytte kostnader ved overforbruk? Du kan velge å sende varsler via SMS, e-post, eller begge deler.

Tildele profil til ansatte

Logg inn i Din Bedrift
Velg Kostnadsdeling i hovedmenyen
Velg Tildel ansatte fra undermenyen
Velg Uten Kostnadsdeling
Klikk Bestill-knappen til høyre i lista per enkeltabonnement
Du kan også bestille på flere ansatte samtidig ved å bruke check-boxene og klikk Bestill på X ansatte
Velg ønsket profil og fyll inn ansattnummer og lønnsart.

Hvis "Kostnadsdeling" ikke vises, kontakt Phonero Kundeservice.

Redigere profilregler

Logg inn i Din Bedrift
Velg Kostnadsdeling i hovedmenyen
Velg Kostnadsprofiler
Trykk på "blyanten" og trykk Endre
Utfør ønskede endringer.
Gå til Oppsummering for å bekrefte endringene.
Endringer trer i kraft 1. neste måned.

Slette profiler

Logg inn i Din Bedrift
Velg Kostnadsdeling i hovedmenyen
Velg Kostnadsprofiler
Trykk på "blyanten" og trykk Slett

Hvis profilen er tilknyttet mobilabonnement, må disse først flyttes til en annen profil før du kan slette.

Bytte ansattprofil ved feilregistrering eller flytting

Logg inn i Din Bedrift
Velg Kostnadsdeling i hovedmenyen
Velg Tildel ansatte fra undermenyen
Velg de(n) ansatte og trykk Rediger
Utfør ønskede endringer og trykk Lagre
Endringer trer i kraft ved månedsskifte.

Tildel ansatte

Når du setter opp Kostnadsdeling, tildeler du en "Kostnadsprofil" til hver ansatt. Denne profilen bestemmer regler for mobilbruk, som privatbruk, dekkede tjenester og eventuelle ekstra kostnader som trekkes fra lønnen. Kostnadsdeling kan tildeles både på eksisterende og nye abonnementer, slik at de ansatte får riktig profil fra starten.

Steg-for-steg veiledninger:

Tildele profil

Logg inn i Din Bedrift
Velg Kostnadsdeling i hovedmenyen
Velg Tildel ansatte fra undermenyen
Velg Uten Kostnadsdeling
Klikk Bestill-knappen til høyre i lista per enkeltabonnement
Du kan også bestille på flere ansatte samtidig ved å bruke check-boxene og klikk Bestill på X ansatte
Velg ønsket profil og fyll inn ansattnummer og lønnsart.

Hvis "Kostnadsdeling" ikke vises, kontakt Phonero Kundeservice.

Tildele lønnsart og ansattnummer

Logg inn i Din Bedrift
Velg Kostnadsdeling i hovedmenyen
Velg Tildel ansatte fra undermenyen
Velg de(n) ansatte og trykk Rediger

Dersom lønnstrekkrapporter til SAP, Visma Lønn, Visma HRM eller Agresso skal benyttes, må lønnsart og ansattnummer defineres. Dersom du ønsker å benytte samme lønnsart for flere ansatte, kan du oppdatere lønnsarten på flere eller alle samtidig i én operasjon.

Håndtere abonnement som ikke skal ha kostnadsdeling

Abonnement som ikke benyttes privat, for eksempel telefoner som legges igjen på arbeidsplassen, skal det ikke fordelsbeskattes eller trekkes lønn for. Disse abonnementene trenger ikke Kostnadsdeling og vil ikke inkluderes i lønnstrekk-rapportene.

Kostnadsdeling for ansatte

Ansatte kan selv se sine forbruksdetaljer og hvilke regler som gjelder for deres mobilbruk gjennom Ditt Phonero-appen. Dette gir dem full oversikt over hva som er dekket og hvilke kostnader de eventuelt må dekke selv. Ansatte med Kostnadsdeling har tilgang til "utvidet" versjonen av kostnadsdeling i Ditt Phonero.

Se Kostnadsdeling for ansatte

Lønnstrekk og rapporter

Når ansatte bruker mobilen til jobb og privat, deles kostnadene automatisk etter reglene i deres Kostnadsprofil, inkludert data, samtaler, meldinger og innholdstjenester.

Privatbruk skilles fra jobbkostnader og rapporteres automatisk for lønnstrekk og fordelsbeskatning, slik at bedriften kan trekke riktig beløp uten manuelle beregninger.

Steg-for-steg veiledninger:

Behandle overforbruk

Når den månedlige fristen for behandling av overforbruk er passert, kan kostnader som er flyttet til bedriften kontrolleres under Kostnadsdeling i Din Bedrift. Du kan lese ansattes kommentarer og flytte kostnader tilbake til privat dekning hvis noe er feilmerket.

Logg inn i Din Bedrift
Velg Kostnadsdeling i hovedmenyen
Velg Til lønnstrekk fra undermenyen

Velg ønsket fakturaperiode.
Se total oversikt over overforbruk fordelt på alle brukere med Kostnadsdeling.
Kostnader du må ta stilling til viser abonnement med rapporterte jobbkostnader. Kostnadene kan administreres på to måter:
1. Liste-visning: Alle jobbkostnader samlet i en liste for enkel administrasjon.
2. Ansatt-visning: Kostnader gruppert per ansatt for individuell gjennomgang.
Filtrer og sorter kostnadene uansett valgt visning.
Kommentarer fra ansatte vises som egen status ved forespørsel om jobbkostnad. Hold over statusen for å lese kommentaren.
Endre enkeltkostnader tilbake til privat opptil ett år tilbake, med umiddelbar oppdatering i rapportene.
Legg igjen kommentar ved endring av kostnad, synlig for den ansatte i Kostnadsdeling-arkivet i Ditt Phonero.
Kostnader endret fra jobb til privat merkes som endret. Hold over statusen for mer info.

Hente lønnstrekk-rapport og andre detaljrapporter

Etter månedlig frist for behandling av overforbruk kan lønnstrekkrapport hentes ut. For å inkludere endringer gjort av administrator, bør rapporten tas ut etter kontrollsjekk. Rapporten kan eksporteres til Excel, CSV eller som fil for direkte import i lønnssystemet. Detaljrapporter med mer informasjon om lønnstrekket kan også lastes ned.

Logg inn i Din Bedrift
Velg Kostnadsdeling i hovedmenyen
Velg Rapporter fra undermenyen

Velg fakturaperiode du ønsker å hente ned Lønnstrekk-rapport fra.
Klikk på eksporter og velg ønsket format.
Om du ønsker mer utfyllende informasjon kan man klikke på Se detaljrapporter og velge blant 5 spesialrapporter.

Eksport av rapport

Hovedrapporten per bruker viser lønnstrekk for innholdstjenester, trafikk, abonnement og tillegg. Detaljrapportene gir mer informasjon om årsakene til lønnstrekkene. Profilrapporten viser i sanntid hvilke profiler ansatte er tilknyttet.

Rapportene eksporteres etter valgt periode og følger fakturering. For månedlig faktura viser fakturamåneden mars forbruk i februar, og for kvartalsvis faktura viser fakturamåneden april forbruk for første kvartal.

Når blir lønnstrekkrapporten klar for eksport?

Når den månedlige fristen for behandling av overforbruk for den ansatte er passert, kan lønnstrekkrapport hentes ut. For å få med eventuelle endringer som er gjort av administrator ved gjennomgang av kostnader som er flyttet til bedriften, må rapporten tas ut i etterkant av kontrollsjekk.

Logg inn i Din Bedrift
Velg Kostnadsdeling i hovedmenyen
Velg Innstillinger fra undermenyen

Trenger du ytterligere hjelp?

Hvis du har spørsmål eller trenger hjelp, er du hjertelig velkommen til ta kontakt med oss via vårt kundesenter. Vi er klare for å hjelpe deg 😊

Kontakt oss